Seit einem Monat beschäftige ich mich im Rahmen meiner ChatGPT-Nutzung intensiv mit einem faszinierenden Thema: der Automatisierung von Prozessen im Accounting und Controlling durch Robotic Process Automation (RPA):
Im Accounting und Controlling sind manuelle Prozesse immer noch weit verbreitet. Z.B. Manuelle Datenexporte aus Vorsystemen, das manuelle Eintragen von Rechnungsdetails in Excel, SUMMEWENNS, SVERWEISE und Pivot-Tabellen für Sachkonten- und Kostenstellen-Zuordnungen, die Zuweisung von Zinskosten auf Kostenstellen, um korrekte Buchungen im ERP erstellen zu können – all das kostet wertvolle Zeit und Ressourcen und ist fehleranfällig.
Vielen CFO's und Head of Accountings träumt es ja schon lange davon, all diese manuellen und fehleranfälligen Prozess-Schritte automatisieren zu können. Use Cases gibt es ja unendlich viele! RPA ist das Stichwort!
Mit dem ChatGPT-Plugin Zapier lassen sich diese Prozessschritte nun theoretisch automatisieren. In Zapier kann man Prozessketten erstellen und mit ChatGPT verbinden. Wenn beispielsweise eine E-Mail eingeht oder ein Eintrag in ein bestimmtes Excel gemacht wird, erkennt Zapier dies und leitet automatisch den nächsten Schritt ein, wie etwa eine Anfrage bei ChatGPT, um eine eingegangene Rechnung auf die richtigen Kostenstellen aufzuteilen. Die Ergebnisse werden dann z.B. von ChatGPT im passenden Buchungsformat, etwa als CSV für den Upload aufbereitet und zapier übergibt den Buchungsbeleg z.B. direkt an SAP. Dann eine Nachricht an whatsapp, dass die Buchung vorgenommen wurde (etwas Fun muss auch sein 😀).
💡 AUTOMATISCH VERBUCHT ohne dass eine Person im gesamten Prozess manuell eingegriffen hätte!
Die Kombination von ChatGPT und Zapier eröffnet theoretisch richtig mächtige Möglichkeiten – und das ganz ohne Programmier-Kenntnisse. Ich habe zu Testzwecken bereits Outlook, Excel, WhatsApp und ChatGPT mit Zapier verbunden und die ersten Ansätze sind beeindruckend.
Aktuell arbeite ich in einem Test-System daran konkrete manuelle Anwendungsfälle im Accounting und Controlling mit zappier und chatgpt effektiv zu automatisieren. Z.B. eine heute vollständig manuelle Buchung, ab einem Excel-Buchungsbeleg mit Input-Daten und Übersetzung in eine Buchung auf mehrere Kostenstellen automatisch in ein ERP-System zu verbuchen.
Habt Ihr schon Erfahrungen mit Robotic Process Automation (RPA) im Accounting & Controlling gemacht? Welche Prozesse habt ihr automatisiert, und wie hat dies eure Arbeit im Accounting und Controlling verändert? Ich freue mich auf eure Kommentare und den Austausch über diese spannende Entwicklung! Ihr könnt mich auch via DM kontaktieren, wenn Ihr einen konkreten Fall habt, der sich für einen Test gut eignen würde.
Herzlichst, Roman Kalberer
