Die Buchhaltungs- und Controlling-Abteilungen stehen meiner Ansicht nach vor starken Veränderungen, und zwar durch die Integration von KI mit Automatisierungs-Software wie z.B. Zapier, Make oder PowerAutomate.
Diese Tools transformieren grundlegende Arbeitsprozesse durch Effizienz und Präzision und sind mittlerweile mit Drag und Drop wirklich einfach zu bedienen, auch für Buchhalter und Controller! Man benötigt keine Programmier-Kenntnisse mehr und die Tools.
🔗 Der Prozess in Aktion
Kürzlich habe ich einen Test-Prozess mit Zapier durchgeführt, der das Potenzial dieser Technologie vielleicht ein wenig aufzeigt:
1. E-Mail-Überwachung: Zapier überwacht den Maileingang nach E-Mails, die im Betreff "Rechnung" enthalten und ein PDF-Anhang haben.
2. Daten-Transfer: Das PDF aus dem E-Mail wird automatisch auf ein Google Drive kopiert.
3. Daten-Extraktion: Ein PDF-Parser liest wichtige Datenfelder aus dem pdf, wie Datum, Kreditor, Betrag, Rechnungsnummer und Art der Dienstleistung, etc.
4, KI-Integration: Diese Datenfelder werden an ChatGPT gesendet, der die Kontierung nach KMU-Kontoplan durchführt -> Dieser Prompt muss dann natürlich innerhalb der entsprechenden Zapier-Aktion passend geschrieben werden.
5. Kommunikation: Die finalen Daten, inklusive Soll- und Haben-Konten der ChatGPT-Kontierung, habe ich mir dann in einem vordefinierten CSV-Format zusammen fassen lassen und an eine spezifische E-Mail-Adresse gesendet.
Diese CSV könnte nun auch als Upload in ein ERP verwendet werden und man hätte so z.B. eine Kreditoren-Workflow beispielhaft dargestellt.
📈 Potenzial der Automatisierung
Dieses exemplarische Beispiel zeigt, wie Automatisierung nicht nur Zeit sparen kann, sondern auch die Genauigkeit der Datenverarbeitung erhöht.
Einmal eingerichtet, können solche Prozesse zahlreiche Routineaufgaben übernehmen und es Ihnen ermöglichen, sich auf komplexere und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren. Für diesen Test-Prozess habe ich mit Testen ca. 2 Stunden in Zapier verbracht.
🔍 Denken Sie nur einmal daran, welche langweiligen und mühsamen wiederkehrenden Routine-Arbeiten Sie täglich zu bewältigen haben.
🚀 Zukunftsperspektiven
Durch die nahtlose Integration von KI wie ChatGPT in die Automatisierungs-Abläufe eröffnen sich natürlich ganz neue Möglichkeiten zur Optimierung und Innovation in allen Bereichen der Finanzabteilung. Ich empfehle Ihnen sich neben ChatGPT/KI auch mit diesen Automatisierungs-Tools wie z.B. Zapier, Make oder PowerAutomate zu beschäftigen.
Herzlichst, Roman Kalberer
